Green Pass e accesso ai luoghi di lavoro pubblici e privati

E’ stato pubblicato in Gazzetta Ufficiale l’atteso Decreto Legge 127/2021, che estende l’obbligo di possedere il “green pass” al fine di accedere ai luoghi di lavoro pubblici e privati. Il provvedimento non presenta differenze sostanziali rispetto alla bozza precedentemente circolata. Per il settore privato, sono previste le regole che riassumiamo sinteticamente di seguito: • dal 15 ottobre 2021 al 31 dicembre 2021, chiunque svolga un’attività lavorativa, di formazione o volontariato nel settore privato è tenuto a possedere il green pass al fine di accedere al luogo in cui l’attività viene svolta, nonchè a mostrare il documento su richiesta ai soggetti incaricati del controllo.

Pertanto, l’obbligo trova applicazione anche nei confronti di lavoratori autonomi, tirocinanti, personale in somministrazione o appalto, lavoratori distaccati;

• i soggetti esenti dalla campagna vaccinale sulla base di idonea certificazione medica saranno altresì esentati dall’obbligo di possedere e mostrare il green pass per l’accesso ai luoghi di svolgimento dell’attività lavorativa;
• i datori di lavoro e/o i committenti, in relazione ai propri dipendenti, nonchè ad eventuali soggetti esterni che svolgano attività lavorativa all’interno dei propri siti, sono incaricati di svolgere il controllo circa il possesso del green pass;
• entro il 15 ottobre 2021, le imprese sono tenute a definire le modalità operative del controllo, anche a campione. Ove possibile, i controlli devono essere svolti al momento dell’accesso al luogo di lavoro. I soggetti incaricati dell’accertamento e della contestazione delle eventuali violazioni devono essere individuati con atto formale, emanato dal datore di lavoro, che deve anche contenere le necessarie istruzioni circa l’esercizio dell’attività di verifica;
• in ogni caso, le modalità di conduzione degli accertamenti sono quelle stabilite dal DPCM del 17 Giugno 2021 (ed eventuali successive modifiche o integrazioni), in base al quale:

(1) la verifica del green pass è effettuata mediante la lettura del codice a barre bidimensionale riportato sul documento, utilizzando l’applicazione “VerificaC19”;

(2) l’intestatario del green pass è tenuto a mostrare, su richiesta, il proprio documento di identità. Con circolare del 10 Agosto 2021, il Ministero dell’Interno ha chiarito come la verifica del documento di identità non sia un adempimento indefettibile e a natura discrezionale: tale ulteriore verifica è necessaria nei soli casi in cui vi sia fondato sospetto circa la mancata corrispondenza tra l’intestatario del green pass e il soggetto che lo possiede;

(3) in ogni caso, la verifica delle certificazioni non può comportare la raccolta (e, dunque, anche la conservazione) dei dati dell’intestatario in qualunque forma.

Circa questa previsione vale la pena sottolineare come il DPCM che regola le modalità di verifica del green pass sia stato emanato in ragione della precedente normativa in materia di accesso ad alcuni luoghi specifici (es. ristoranti al chiuso, palestre, ecc.) e non tenga dunque conto della possibile necessità dei datori di lavoro di trattare il dato relativo al mancato possesso del green pass, al fine di gestire correttamente l’assenza del lavoratore.

Tuttavia, e pur per ora in assenza di ulteriori disposizioni o chiarimenti da parte del Garante Privacy, appare ragionevole in questa fase ipotizzare un’applicazione della predetta normativa che sia coerente con le esigenze di gestione del personale, pur nell’osservanza della più ampia disciplina in materia di trattamento dei dati personali.

Ad ogni modo, stando alle notizie di stampa, è attesa la pubblicazione di linee guida governative specificamente rivolte ai datori di lavoro/committenti, che auspicabilmente chiariranno anche i nuovi e diversi temi attinenti alla gestione dei dati del personale sprovvisto di green pass. Da ultimo, la norma non chiarisce la possibilità per i datori di lavoro di effettuare tali verifiche mediante procedure automatizzate e il ricorso a strumenti informatici che consentano il controllo del green pass tramite l’applicazione Verifica C19, senza tuttavia che il relativo codice sia scansionato manualmente da parte dell’incaricato.

In attesa di ulteriori chiarimenti, appare ragionevole il ricorso a tali strumenti, pur rimanendo necessario che gli stessi siano gestiti in modo coerente con le finalità e le modalità di controllo previste dal decreto, nonché in linea con le disposizioni in materia di data privacy.

• i lavoratori che non siano in possesso del green pass o si rifiutino di mostrarlo, saranno considerati assenti ingiustificati, senza diritto alla retribuzione o ad altro emolumento o compenso. Ciò sino alla presentazione del green pass, al momento della quale il datore di lavoro è tenuto a riprendere in servizio il lavoratore.
• tuttavia, nelle imprese con meno di 15 dipendenti, il datore di lavoro potrà ulteriormente disporre la sospensione del lavoratore anche a seguito della presentazione del green pass. 4 Ciò nel caso in cui il dipendente sia stato assente ingiustificato a causa della mancata presentazione del certificato per oltre cinque giorni e il datore di lavoro abbia stipulato un nuovo contratto per la sostituzione del lavoratore. In tal caso, il dipendente potrà essere sospeso sino alla cessazione di tale contratto, che non potrà avere durata superiore a 10 giorni, rinnovabili per una sola volta.
• in ogni caso, e nonostante il decreto definisca l’assenza del personale sprovvisto di green pass come “ingiustificata”, la norma precisa come il mancato possesso della certificazione non possa avere conseguenze disciplinari. Pertanto, sembra possibile ritenere che la sospensione dal servizio non debba essere preceduta o accompagnata da una lettera di contestazione disciplinare, essendo sufficiente una comunicazione al dipendente. Inoltre, la sospensione non potrà durare oltre il 31 dicembre 2021 e i lavoratori sospesi manterranno il diritto alla conservazione del posto di lavoro;
• i lavoratori che accedano ai luoghi di lavoro senza possedere il green pass saranno sanzionabili disciplinarmente dal datore di lavoro, oltre che soggetti a una sanzione amministrativa. In tali circostanze, i soggetti incaricati del controllo sul green pass all’interno del luogo di lavoro saranno tenuti a trasmettere gli atti relativi alla violazione al Prefetto competente;
• inoltre, saranno sanzionabili le imprese che entro il 15 ottobre non definiscano le modalità del controllo o che, in concreto, non effettuino tale verifica. Peraltro, alla luce della dichiarata finalità della norma di garantire la salute e sicurezza dei lavoratori, non appare possibile escludere che i datori di lavoro inadempienti siano ulteriormente esposti a contestazioni relative ad omesse cautele del lavoro ai sensi della normativa di settore.

*** Nei prossimi giorni forniremo indicazioni di applicazione pratica delle suindicate disposizioni normative in azienda, ribadendo l’importanza di predisporre un’adeguata procedura interna che identifichi il personale incaricato del controllo coinvolgendo sin d’ora i responsabili della sicurezza sul lavoro aziendali, al fine di evitare sanzioni amministrative a carico del datore di lavoro per omessa organizzazione.

A tal proposito, siamo intanto a fornirvi alcuni spunti pratici operativi nelle seguenti

FAQ

1. A chi si applica l’obbligo?

A chiunque svolga un’attività lavorativa presso il predetto luogo di lavoro (a qualsiasi titolo) ed a chiunque svolga un’attività di formazione o di volontariato presso luoghi in cui è svolta un’attività lavorativa.

2. Quanto dura l’obbligo di Green Pass?

Ad oggi dal 15 ottobre al 31 dicembre 2021.

3. Se la prestazione è svolta integralmente all’aperto ovvero non presso un luogo fisicamente determinato c’è l’obbligo di Green Pass?

Si, sotto questo profilo è il caso di evidenziare che l’obbligo è ricavabile implicitamente dalla disposizione che impone il controllo da parte del soggetto all’interno del quale il lavoratore accede sebbene non dipendente diretto.

4. I lavoratori che operino in regime di somministrazione, appalto o distacco hanno l’obbligo del Green Pass e in questo caso chi ha l’obbligo dei controlli?

Hanno l’obbligo del Green Pass e l’obbligazione del controllo è anche in capo al soggetto presso cui la prestazione viene resa.

5. Si applica ai soggetti che occasionalmente accedono all’azienda servizi di consegna o fornitori?

Si in quanto soggetti che hanno titolo all’accesso ai luoghi di lavoro.

6. Quali sono le modalità operative attraverso cui implementare gli strumenti di verifica del Green Pass?

Quelle che ogni organizzazione aziendale vorrà darsi nell’ambito del rispetto della norma e facendo salve le indicazioni del DPCM del 17.6.2021 e ss.mm. ii..

7. Quale è la misura del campione sufficiente a ritenere adempiuta l’obbligazione?

Questo è un dato non precisato ma certamente dovrà essere dato da una proporzione significativa rispetto alla popolazione che accede sul luogo di lavoro.

8. Su questi temi per quanto non previsto è immaginabile un coinvolgimento sindacale?

Potrebbe essere largamente opportuno al fine di condividere gli aspetti organizzativi e di gestione. Allo stesso modo, sarebbe opportuno coinvolgere il Comitato per l’applicazione e la verifica delle regole contenute nel “Protocollo condiviso di aggiornamento delle misure per il contrasto e il contenimento della diffusione del virus SARS-CoV-2/COVID-19 negli ambienti di lavoro” (cui partecipano le rappresentanze sindacali aziendali e il RLS).

9. I soggetti incaricati alla verifica delle violazioni devono essere dipendenti o possono essere soggetti terzi?

La norma non specifica nulla sul punto ma la risposta pare poter essere positiva circa l’utilizzo di soggetti terzi.

10. Nell’atto di nomina dell’incaricato alla verifica cosa occorre indicare?

Sarebbe opportuno specificare allegandolo l’atto organizzativo che determina le modalità del controllo e la copia del DPCM del 17.6.2021 e ss.mm. ii..

11. Con quali modalità devo – se devo – informare i lavoratori dell’obbligo del Green Pass e delle modalità di verifica?

 Sul punto la norma è silente ma da punto di vista operativo appare necessario rendere un’informativa a tutti i dipendenti sulle modalità e sui soggetti incaricati del controllo.

12. Posso verificare tutti i giorni il Green Pass?

Si sulla base del testo del decreto.

13. Posso sulla base dei dati registrare la fine del periodo di validità del Green Pass?

Il tema appare particolarmente critico nella misura in cui nelle modalità di verifica previste dal DPCM del 17.6.2021 e ss.mm. ii. si specifica che non è possibile il trattamento di alcun dato al momento della verifica.

14. Se nonostante il Green Pass ho contratto il virus?

 Il decreto disciplina il dato formale del certificato e rimangono in vigore tutti gli altri presidi per la tutela della sicurezza del lavoratore.

15. Posso consegnare brevi manu la sospensione?

Si, ma dovrebbe essere fatta sottoscrivere per ricevuta ed in ogni caso pare opportuno l’invio per raccomandata o strumento tracciabile.

16. Dal punto di vista organizzativo chi deve consegnare la sospensione lo stesso soggetto che è incaricato dell’accertamento o altre funzioni aziendali?

Può essere consegnato da un soggetto esterno seppure incaricato dell’accertamento. Potrebbe essere consegnata direttamente dall’incaricato all’accertamento se espressamente delegato dalla funzione aziendale preposta, nel caso di soggetto esterno non convince che la sospensione provenga da un soggetto esterno all’azienda per quanto non rappresenti l’esercizio del potere disciplinare.

17. La sospensione dal lavoro e dalla retribuzione per mancanza del Green Pass è una sanzione disciplinare e come tale deve seguire l’iter previsto dall’art. 7 St. Lav.?

No, la sospensione dalla prestazione di lavoro per chi non possiede il Green Pass non è una sanzione 7 disciplinare e, pertanto, non è soggetta alla disciplina ed ai termini sui procedimenti disciplinari, andrà direttamente consegnata al dipendente ed avrà effetto immediato. In ragione di ciò, nel provvedimento sospensivo non andranno richiamate le norme statutarie o collettive in materia di procedimenti disciplinari, ma unicamente le disposizioni di cui al Decreto in commento.

18. Posso avviare un procedimento disciplinare in caso di verifica dell’accesso senza Green Pass?

Si è normativamente previsto al comma 8 dell’articolo 3 del decreto ma l’ipotesi pare doversi ricondurre al caso in cui il lavoratore non abbia subito una verifica all’accesso e ad un successivo controllo effettuato all’interno dei locali aziendali viene riscontrato inadempiente all’obbligo.

19. In caso di verifica non a campione è immaginabile un procedimento disciplinare nei confronti dell’addetto al controllo ove si riscontri un accesso privo di Green Pass?

Si pare sostenibile la contestazione rispetto ad una mansione assegnata.

20. È necessario un aggiornamento del DVR con l’entrata in vigore dell’obbligo del Green Pass?

L’obbligo di aggiornamento del DVR era già stato introdotto con le precedenti disposizioni emergenziali, ciò nonostante, sembra opportuno aggiornare il documento con le nuove procedure di controllo introdotte in aziendale e con la valutazione dei rischi connessi alle attività dei cd. controllori e/o di qualsiasi altra figura professionale inserita nella procedura introdotta in azienda.

21. Con l’entrata in vigore del Green Pass sui luoghi di lavoro è necessario fornire una informativa privacy ai lavoratori?

A stretto rigore se dal sistema elettronico di controllo non emerge alcun altro dato oltre la validità del Green Pass e questo non viene registrato non sarebbe necessario, tuttavia, potrebbe essere utile o quantomeno opportuno fornire un’informativa privacy ai dipendenti se si è obbligati ad effettuare un controllo manuale del Green Pass (ad es. per l’avaria dei sistemi elettronici), poiché sul supporto cartaceo sono contenuti dati ulteriori quali – seppur indirettamente – la scadenza.

22. Se un lavoratore non possiede il Green Pass, ma può rendere la prestazione lavorativa da remoto, è legittima la sospensione o deve essere collocato in smart working?

Fermo restando che la scelta sulle modalità di resa della prestazione di lavoro è rimessa al datore di lavoro/imprenditore, fintanto che dura il periodo emergenziale, sembra più rispondete ai canoni della buona fede consentire a quei lavoratori, la cui prestazione può essere resa in modalità agile, di lavorare da remoto, soprattutto se già hanno reso la prestazione con tali modalità in passato.

23. Prima di sospendere il lavoratore, devo considerarlo assente ingiustificato per 5 giorni?

No, a meno che non si tratti di un’azienda con meno di 15 dipendenti. Nelle aziende con più di 15 dipendenti, il lavoratore privo di Green Pass è sospeso immediatamente.

*** Restiamo a disposizione per qualsiasi ulteriore approfondimento sulla nuova disciplina degli accessi nei luoghi di lavoro.

– ARTICOLO A CURA DI Partner d’Impresa Legal – SLI Studio Legale Integrato (info@studiolegaleintegrato.com)

Avv. Marco Zaia

Avv. Maurizio Vicino

Avv. Manuel Verde

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